Info BKD

Office Paperless

artikel
ADMINISTRASI PAPERLESS

Seperti kita ketahui bersama Administrasi dalam arti sempit dapatlah diartikan sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Adapun administrasi dalam arti luas, yakni proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).
Sedangkan Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi. Sehingga dapatlah kita artikan bahwa Administrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas
Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.
Jargon paperless office memang sudah menggema dalam beberapa tahun belakangan ini. Kemajuan dab perkembangan di bidang teknologi informasi dan komputer, membuat manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.
Tentunya jika kita cermati bersama banyak keuntungan dalam penerapan Paperless Office ini antara lain :
1. Efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen lainnya;
2. Efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan;
3. Berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu kenyamanan bekerja;
4. Menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh
distributor data;
5. Mendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja karyawan dengan membuat kegiatan paperless office menjadi semenarik jaringan pertemanan seperti “facebook”, “twitter”, atau “Whats up” atau lainnya.
Dibeberapa belahan dunia lain yang telah menerapkan penggunaan peperless, mereka mengemukakan manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless ini antara lain:
1. Efisien waktu;
2. Manajemen Dokumentasi lebih baik;
3. Kenyamanan kerja lebih baik;
4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik;
5. Manajemen lebih terkendali;
6. Membaiknya citra organisasi.
7. Aspek biaya lebih rendah
Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Para pengelola administrasi masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya;
2. Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu;
3. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.ini.

Kalau kita cermati pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja. Ditambah lagi dengan format digital, penyebaran informasi tentunya menjadi lebih mudah dan cepat. Pemanfaatan paperless office merupakan kebutuhan internal dan kebutuhan eksternal organisasi, Salah satu kegiatan yang mendasar dalam paperless office system adalah mengkonversi berbagai dokumen berupa dokumen kertas, foto, rencana kerja, microchip, dan berbagai dokumen kertas lainnya ke dalam dokumen digital.
Jika kita akan menerapkan paperless office system, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Aspek SDM (Pengguna).
Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dan seterusnya. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.
2. Aspek Dokumen.
Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dll.
tentunya sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.
3. Aspek Sistem Aplikasi
Sebaiknya dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Dimana aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.
4. Aspek Sosialisasi.
Individu yang memiliki hak akses tertentu haruslah diberikan pelatihan sehingga mampu untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.
5. Aspek Sarana Pendukungan.
Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.
6. Aspek Komunikasi.
Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan, perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.
Wallahu a’lam bishowab (Ahmad Fadli, S.Sos – dari berbagai sumber)

© Copyright %year%, All Rights Reserved. | Designed by Mrbow Studio